Consigli per assicurare il successo di una riunione online con l'intervento di un interprete

Consigli per assicurare il successo di una riunione online con l'intervento di un interprete

In un mondo degli affari che sta mutando profondamente a seguito della pandemia di COVID-19, le conferenze telefoniche e video stanno diventando sempre più inevitabili per via delle restrizioni applicate ai contatti sociali e ai viaggi, specialmente nel settore del telelavoro. Le nostre abitudini lavorative hanno dovuto in gran parte adattarsi a questo cambiamento anche se molti conoscono da tempo questo tipo di comunicazione interna e/o esterna.

Alle riunioni internazionali, i partecipanti spesso non parlano la stessa lingua. Quando si utilizza una trasmissione vocale o audiovisiva basata sulla tecnologia, l'utile fattore di comunicazione faccia a faccia è solitamente limitato o completamente assente, quindi uno scambio in una lingua straniera può essere spesso più difficile e può portare con sé anche errori indesiderati.

Il supporto di un interprete è spesso indispensabile per far sì che una conferenza telefonica o una videoconferenza in lingua straniera abbiano successo: il reciproco scambio di informazioni deve soddisfare le aspettative dei soggetti coinvolti, in modo che possa essere utilizzato dalle loro aziende. A tal fine, il rispetto di regole specifiche è essenziale.

 

Raccomandazioni per una riunione online multilingue efficace

  • All'inizio, l'organizzatore di una conferenza telefonica o videoconferenza determina la lingua di partenza e di destinazione.
  • Si raccomanda vivamente di stendere un programma o un ordine del giorno ben dettagliato, in modo da poter preparare in modo adeguato lo staff e rendere l'intervento dell'interprete (specializzato) il più efficace possibile.
  • Naturalmente va rispettata la puntualità. A tal fine, ai partecipanti deve essere inviata una mail con le informazioni su data e ora dell'evento e con una richiesta di conferma di partecipazione. Inoltre, in caso di videoconferenza, a ciascun partecipante deve essere fornito l'URL di registrazione o il link di partecipazione.
  • Come prerequisito essenziale per assicurare la qualità del servizio, mettiamo a disposizione le nostre sale conferenze virtuali per l'interpretariato telefonico. Per le videoconferenze, ci affidiamo a due servizi leader del mercato in questo campo: Zoom e Microsoft Teams.
  • Talvolta, una sessione online con interprete può generare confusione o una mancanza di attenzione da parte dei partecipanti. La moderazione di ogni evento richiede quindi una certa assertività (“autorità”) al fine di garantire il rispetto delle regole e quindi il corretto svolgimento della conferenza. A tal fine, durante la discussione il moderatore designato assume la funzione di "arbitro" per garantire la coerenza.

 

Ulteriori criteri per organizzare conferenze online di successo

Per ragioni tecniche ed economiche, l'interpretariato in simultanea è attualmente meno adatto a riunioni di piccoli gruppi. Per le conferenze (online) con un maggior numero di partecipanti, tuttavia, si è dimostrato eccellente e assicura lo svolgimento delle trattative con tutta la professionalità necessaria.

Questi grandi eventi sono strutturalmente basati sul digitale, perché non c'è un incontro diretto dei partecipanti, ma sono solitamente associati a costi considerevoli, soprattutto a livello di dispiegamento del personale e implementazione tecnica. Per questo motivo, tali sessioni (online) dovrebbero essere organizzate in modo tale che all'interprete di consecutiva venga concesso il tempo sufficiente per tradurre il contenuto della conversazione in modo accurato e appropriato. Inoltre, è consigliabile mantenere chiara la lunghezza delle frasi pronunciate e non lasciare che i discorsi individuali sfuggano di mano, in modo da mantenere la necessaria comprensibilità per tutti i soggetti coinvolti. Affinché la riunione sia produttiva, occorre rispettare il tempo assegnato a ciascun oratore. Se i partecipanti si interrompono ripetutamente, l’interpretariato perde rapidamente trasparenza e quindi efficacia.

Inoltre, alla fine della sessione si consiglia di ricordare ai partecipanti i punti essenziali relativi ai contenuti trattati durante la discussione e di riassumere le decisioni prese e le idee espresse in modo che rimangano bene in mente a tutti i partecipanti.

Su richiesta e dopo aver ottenuto il consenso dei partecipanti, la sessione (online) può essere registrata e trascritta nel rigoroso rispetto delle regole della riservatezza.

Seguendo questi principi, potrai rendere le tue riunioni online ancora più produttive.

 

Per saperne di più sull'interpretariato telefonico o video, contattaci tramite e-mail e/o sul nostro sito Web https://traduphone.com/

 

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