Come tutte le relazioni, le partnership commerciali sono costruite su una forma di fiducia e di apprezzamento reciproco. Anche se tutti gli interessati provengono dallo stesso background culturale, non è sempre facile e per i partner commerciali provenienti da culture lontane si desidera naturalmente un'atmosfera il più piacevole possibile, perché i piccoli malintesi sono inevitabili. Le differenze tra la cultura cinese e quella europea sono piuttosto grandi e determinano anche il quadro ottimale per il successo dei negoziati.
La gerarchia è ancora molto importante in Cina, quindi la persona di rango più alto viene sempre accolta per prima e presentata agli altri partecipanti. Qui possono già gettare le basi del successo. Per i cinesi, calma e compostezza in una conversazione sono sinonimo di rispetto. In Europa, le trattative commerciali vengono di solito affrontate in modo molto diretto, i fatti vengono espressi apertamente e i partner si confrontano con i problemi esistenti. Tuttavia, i partner commerciali cinesi vedrebbero un tale approccio come un affronto e questo può mettere rapidamente a repentaglio qualsiasi successo.
La cultura cinese della conversazione in breve
La cortesia è la base di ogni conversazione in Cina. La trasparenza e l'apertura, invece, sono spesso richieste solo se sono tra le righe e non sono espresse direttamente. Se in Europa la gente ama chiamare le cose con il loro nome, in Cina è vero il contrario. Il proverbio: "Sentire con il cuore ciò che l'altra persona non ha una parola per descrivere" descrive approssimativamente ciò che è importante per la comunicazione con i partner commerciali cinesi. Spesso il contenuto di una dichiarazione da sola non è rilevante, perché è solo il modo in cui è formulata che completa le intenzioni dietro di essa. Gli interpreti a distanza amano quindi lavorare con i moderni strumenti video, perché le espressioni del viso e la postura sottolineano e chiariscono ogni affermazione. In Cina il settore delle lingue straniere nelle scuole ha un'importanza maggiore nella forma scritta. Essere in grado di leggere e scrivere in una lingua straniera è quindi più importante che ascoltare e parlare una lingua straniera. Allo stesso tempo, tuttavia, è considerato indecoroso chiedere direttamente se una dichiarazione orale non è stata completamente compresa in termini di contenuto. Per le riunioni in cui devono essere trattati argomenti complessi e vengono utilizzati termini tecnici specifici, un ordine del giorno scritto inviato in anticipo per la revisione può essere vantaggioso per tutti i partecipanti.
Le riunioni virtuali: le chiacchiere informali e le questioni personali creano fiducia
In Cina, le riunioni virtuali non sono niente di speciale; la dimensione del paese ha portato presto a sedersi gli uni di fronte agli altri davanti a uno schermo. Gli interpreti a distanza sono una realtà ovvia durante le riunioni virtuali con i partner in altre lingue e la fiducia può essere costruita anche attraverso questi canali. Mentre in Europa i manager e i leader costruiscono la fiducia reciproca principalmente attraverso la competenza, l'affidabilità e l’attendibilità, in Cina la fiducia è vista più come una questione di cuore. I cinesi costruiscono un rapporto che va oltre il contenuto puramente commerciale di una conversazione. Un interprete telefonico o un interprete a distanza esperto non si accontenta quindi di tradurre solo i fatti rilevanti, ma cerca anche di trasmettere gli aspetti emotivi per riflettere l'interesse personale per l'altra persona. Le conversazioni personali con i partner commerciali cinesi sulla famiglia e le vacanze all'inizio di un incontro non sono rare e non dovrebbero essere ridotte. Le chiacchiere informali dopo i saluti ad un incontro di lavoro possono essere facilmente condotte anche virtualmente e con gli interpreti a distanza per creare un'atmosfera rilassata. L'autocontrollo è importante nelle trattative difficili in un incontro virtuale. In Cina, si rimane rilassati all'esterno, si agisce con calma e con prudenza, anche se le differenze sono grandi. Inoltre, nelle riunioni online è più probabile che la calma e la compostezza raggiungano l'obiettivo. Anche il miglior interprete a distanza non può compensare i gesti troppo chiari con la cordialità e la calma e la persona di fronte vorrà porre fine ad una situazione di tensione in modo rapido e, se necessario, anche senza un risultato.
Linee guida per le riunioni online tramite interpreti telefonici o interpreti a distanza con partner cinesi
- Preparare un'agenda con i punti chiave più importanti, spiegare i termini tecnici specifici
- Osservare la gerarchia, la persona di rango più alto è la prima ad essere accolta
- Utilizzare linguisti esperti come interpreti
- Ascoltare attentamente l'interprete telefonico o l’interprete a distanza, analizzare anche le clausole subordinate
- Creare fiducia, mostrare interesse per la sfera privata e iniziare con chiacchiere informali
- Rimanere calmi e rilassati, evitare per quanto possibile di gesticolare